寫信格式全攻略：從傳統書信到專業Email，一篇文讓你全部學會
在網路通訊軟體與社群媒體主導的數位時代，提筆寫一封實體信似乎已成為一種復古的儀式。然而，無論是寄送一封滿載溫度的家書、撰寫一份嚴謹的公務函件，還是在職場中發送一封清晰的電子郵件，這份寫信格式中所蘊含的禮儀、尊重與清晰的溝通邏輯，其重要性從未消減。一份格式正確、用詞得體的書信，不僅能準確傳達訊息，更能把握機會展現個人專業素養與文化底蘊的體現，對於準備考試的學子，更是獲取高分的關鍵。
本文將整合傳統書信的精髓與現代電子郵件的規範，從基本結構、稱謂用語，到信封寫法與數位禮儀，提供一份全面且詳盡的指南與資源，助您在各種場合都能寫出最合宜的書信，無論是給客戶的商務信，或是家長與師長的溝通，都能讓溝通更為順暢、有效。
第一部分：傳統書信的結構與精髓
傳統中文書信極為講究禮節與倫理，其格式與用詞反映了寫信者與收信者之間的關係。一封完整的書信，通常包含以下七個核心重點部分。
一、 書信的基本組成七要素
稱謂：對收信人的稱呼，置於信件開頭第一行頂格處，收信人的人名或名字不可分寫兩行，以示尊敬。
提稱語：緊接於稱謂之後，用以請收信人閱信。
啟首應酬語：正文前的客套話，用以問候、寒暄。
正文：信件的主體內容，應力求敘事清晰、條理分明。
結尾應酬語：正文結束後的客套話，表達期盼或關懷。
祝頌語：結尾的祝福問候語，通常分為「祝語」和「頌語」兩部分。
署名與末啟詞：寫信人的自稱、姓名及敬語。
日期：寫信的具體時間，置於署名下方。
二、 私函：重情誼的個人書信
私函用於個人之間的情感交流與事務聯繫，其格式與用詞飽含人情味，特別注重輩分與親疏關係。
稱謂與提稱語：稱謂需依據對方身份選擇，如「祖父母大人」，有時也會加上對方字號。其後的提稱語則用以表達敬意，例如對祖父母用「膝下」、對一般長輩用「尊鑒」、對平輩用「台鑒」、對晚輩用「如晤」。
適用對象
常用提稱語
祖父母、父母
膝下、膝前
一般長輩
尊鑒、鈞鑒、崇鑒、賜鑒
師長
尊鑒、道鑒、函丈、壇席
平輩
台鑒、大鑒、惠鑒、左右、足下
晚輩
青鑒、青覽、如晤、如握、知悉
正文：內容應真誠懇切。行文中若提及對方或與對方相關的尊長，應使用「抬頭」以示尊敬。
平抬：換至下一行頂格書寫。
挪抬：在原行前方留一格空白再書寫。提及自己或與自己相關的人事物時，則應側寫（字體略小，偏右側書寫）以示謙遜。
祝頌語：這是私函中極為講究的一環，也是重要的祝福語。祝頌語分為兩部分：
祝語：如「敬請」、「順頌」，可緊接在正文之後，也可另起一行空兩格書寫。
頌語：如「金安」、「時祺」，必須另起一行頂格書寫。
適用對象
常用祝頌語（祝語＋頌語）
祖父母、父母
叩請 金安、敬請 福安
一般長輩
恭請 鈞安、敬頌 崇祺、敬請 崇安
師長
敬請 道安、恭請 誨安
平輩
順頌 時綏、即請 台安
晚輩
順問 近祺、即頌 近佳
署名與末啟詞：署名前的自稱需與開頭的稱謂對應，如對父母自稱「兒」或「女」。署名後的末啟詞則表達恭敬之意。
適用對象
常用末啟詞
祖父母、父母
叩上、敬稟
一般長輩、師長
敬上、謹上
平輩
敬啟、謹啟、頓首
晚輩
示、手書、手諭
日期：以國字書寫標準的年、月、日，在正式書信中應避免使用阿拉伯數字，以顯莊重，如：「中華民國一百一十四年八月二十三日」。
三、 公函：重理據的公務文書
公函是機關團體或個人之間處理公務的正式文書，講求「重理大於情」，內容應簡潔、明確、條理分明。格式上分為「前稱式」與「後稱式」。
前稱式公函：格式與私函相似，將收信人稱謂置於信件開頭，但省略了啟首與結尾的應酬語，顯得更為直接。
稱謂：直接寫上收信機構與職銜，如「國立台灣大學 教務處公鑒」。若不知對方性別，可用「執事先生」或「執事單位」。
後稱式公函：此為最正式的公函格式，結構獨特。
發端語：信件開頭不寫稱謂，而是以「敬啟者」開頭。若是回信，則用「敬覆者」。
正文：直接闡述公務事情，若事項繁多，可使用點列式說明。
結束語：正文結束後，另起一行空兩格書寫「此致」。
收信人：「此致」之後，再換行頂格書寫收信人的機關、職銜與姓名。
署名與日期：最後才是發信人的署名、職銜與日期。
公函專用詞彙：在公函正文中，對不同對象的稱呼有特定用語。
稱謂類型
用詞
使用場合與範例
稱呼對方
鈞
有隸屬關係的下級對上級機關（鈞部、鈞院）
大
無隸屬關係的下級對上級機關（大局、大處）
貴
平行、上級對下級，或對人民團體（貴公司、貴校）
台端
上級對下級，或機關對人民
稱呼自己
本
機關自稱（本部、本校、敝校）
職
有隸屬關係的下級對上級自稱
第二部分：國內郵件直式信封書寫方式
信封是信件給人的第一印象，正確的書寫格式至關重要。根據中華郵政的規範，國內直式信封的書寫方式如下：
收件人資訊：
地址：書寫於信封右側，由上至下。
姓名：書寫於信封中央，字體可略大於地址。其後可接上「先生」、「女士」等稱謂及啟封詞，如「王大明 先生 台啟」。
郵遞區號：以阿拉伯數字端正填寫於右上角的紅色框格內。
寄信人資訊：
地址與姓名：書寫於信封左下側。
郵遞區號：以阿拉伯數字填寫於左下角的紅色框格內。
郵票：
貼於信封左上角。
【信封啟封詞小知識】啟封詞是請收信人開啟信件的詞語，如「台啟」、「大啟」、「道啟」等。切記，不可使用「敬啟」或「恭啟」，因為這兩個詞的意思是「請您恭敬地打開」，這是一個常見的錯誤，是對收信人的不敬，彷彿在命令對方。
第三部分：數位時代的書信：Email 格式與禮儀
商業與職場溝通多以電子郵件（Email）進行。一封專業的Email不僅能提升效率，更能為您贏得客戶的信任與專業形象。
收件人 (To)、副本 (CC)、密件副本 (BCC)：
收件人 (To)：郵件的主要接收者。
副本 (CC – Carbon Copy)：知會相關人士，該欄位的收件人彼此可見。
密件副本 (BCC – Blind Carbon Copy)：寄送給需要知情但不必讓其他收件人知曉的對象。BCC欄位的收件人對其他人是隱形的。
主旨 (Subject)：主旨是郵件的靈魂，必須簡潔、明確。一個好的主旨能讓收件人迅速瞭解信件目的與重要事情。
NG範例：會議通知、關於合作
OK範例：【市場部】關於5月26日產品發表會會議議程確認、OO公司合作案 A計畫報價
稱謂 (Salutation)：以對方職銜稱呼最為穩妥，如「陳經理 您好」、「王教授 您好」。若關係較熟稔，可稱呼「O大哥/大姊 您好」。避免過於隨便（如「嗨嗨」）或過於文言（如「鈞鑒」）。
正文 (Body)：
開頭：簡單自我介紹並說明來意。
內容：言簡意賅，善用分段與條列式，讓內容一目瞭然，方便別人閱讀。避免所有文字擠成一團。
禮貌用語：多使用「請問」、「麻煩您」、「謝謝」等詞語。
標點符號：避免使用過多的驚嘆號（!!!）或問號（???），這會顯得情緒化且不專業。在正式商業郵件中應避免使用表情符號（Emoji）或顏文字；在非正式的溝通情況下，則可視與對方的交情適度使用。
結論 (Conclusion)：在信末總結要點，提出明確的行動呼籲（Call to Action），例如「期待您的回覆」、「請於本週五前回覆此郵件」等，並再次致謝。
署名與簽名檔 (Signature)：結尾敬語後（如「祝 順心」、「Best regards」），附上專業的簽名檔，應包含：
您的全名
您的職位
公司名稱
聯絡電話／分機
公司地址／網站
附件 (Attachment)：若有附件，務必在正文中提及此事（如「詳情請見附件」）。附件檔案名稱應清晰有意義，避免使用「未命名.docx」或亂碼檔名。發送前，務必確認檔案已成功上傳。
常見問題 (FAQ)
Q1：傳統信件中的「平抬」和「挪抬」是什麼意思？
A1：「抬頭」是傳統書信中表示尊敬的寫法。「平抬」是指將需要尊敬的詞語（如對方姓名、稱謂）移至下一行頂格書寫；「挪抬」則是在同一行中，在該詞語前空一格書寫。兩者皆是為了突顯對方的崇高地位。
Q2：為什麼信封上不能寫「敬啟」？
A2：「啟」是「打開」的意思。「敬啟」的字面意思是「請恭敬地打開」，這是在要求收信人對自己的信件表示恭敬，是一種非常失禮的用法，也是很多人會搞錯的地方。正確的啟封詞應為「台啟」（用於平輩）、「鈞啟」（用於長輩或長官）、「道啟」（用於師長）等。
Q3：寫公函時，什麼時候該用「前稱式」，什麼時候用「後稱式」？
A3：「前稱式」格式較為簡潔，適用於一般性或較不嚴肅的公務聯繫。「後稱式」則是最為莊重、嚴謹的格式，通常用於非常正式的場合，如向政府高級官員、重要機構發函，或處理法律、合約等重大事項時。
Q4：商業 Email 可以使用表情符號 (Emoji) 嗎？
A4：我的建議是，在絕大多數正式的商業Email中，應避免使用表情符號，因為它們可能顯得不夠專業，且不同文化對其解讀可能存在差異。只有在您與收信人已有長期合作關係且對方風格較為輕鬆時，才可酌情使用，但初次聯繫或對外溝通時絕對要避免。
Q5：如何稱呼不確定職銜或性別的收件人？
A5：在傳統公函中，若不確定對方職銜與姓名，可使用「執事先生」或「貴單位執事」等詞。在現代Email中，若不確定姓名，可使用部門名稱，如「敬愛的行銷部團隊您好」。若知曉對方姓氏但不確定性別，這個細節可以這樣處理：直接使用「[姓氏]先生/女士 您好」或英文中的 "Dear [Full Name],"。
總結
從紙筆間的溫潤筆觸，到螢幕上的數位字符，書信的形式雖不斷演變，但其核心的溝通本質——尊重、清晰與得體——始終如一。掌握傳統書信的禮儀，能讓您在人際交往中更顯溫厚；熟悉現代Email的規範，則助您在專業領域中游刃有餘。希望這份詳盡的指南，能成為您未來寫信時的得力助手，讓每一次的溝通都精準而溫暖。本文的資料來源均為權威機構發布的指南，若讀者希望延伸閱讀，可從相關網站獲取更多資源。
資料來源
郵務業務- 國內郵件直式信封書寫方式
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